Description d'une procédure d'appel d’offres de marchés publics

La présente partie a pour objectif de vous présenter les bases d'un appel d'offres de marchés publics que la procédure soit totalement ou partiellement papier ou dématérialisée.

Rédaction et responsabilité des projets de marchés et d'avenants
La nature et l'étendue des besoins à satisfaire sont déterminées avec précision par le pouvoir adjudicateur avant tout appel à concurrence.
        
Le marché conclu par le pouvoir adjudicateur doit avoir pour objet exclusif de répondre à ces besoins.
        
Les prestations qui font l'objet d'un marché sont définies par référence aux normes homologuées :
        
- au sein d'un pouvoir adjudicateur, les services qui disposent d'un budget propre peuvent coordonner la gestion de leurs marchés, un service centralisateur est alors désigné ;
        
- un groupement de commandes peut être désigné, dans ce cas une convention est signée par chaque membre, cette convention désigne nécessairement un de ses membres comme coordonnateur ;
        
- pour l'Etat la rédaction des marchés et des avenants se fait sous l'autorité et la responsabilité de la personne signataire du marché, représentante du pouvoir adjudicateur, elle est nommée soit par arrêté soit par délibération ;
        
- pour les Etablissements Publics de Santé et Médico-Sociaux la personne responsable du marché est le directeur de l'établissement ;
        
- pour les Collectivités Territoriales et les Etablissements Publics Locaux, la personne responsable est la Commission d'Appel d'Offres dont la composition est variable.


Les formulaires de rédaction des avis
Lorsque l'appel d'offres est près à être lancé, c'est à dire que les cahiers des charges sont totalement rédigés ainsi que les clauses particulières, l'appel d'offres doit faire l'objet d'une publication afin que tous les soumissionnaires éventuels puissent prendre connaissance de l'existence de cet appel d'offres.
Pour cela le donneur d'ordre, passe une 'annonce' appelée 'avis' au sein d'un journal d'annonces légales (JAL).
        
Les avis d'appels d'offres publics doivent contenir certaines informations comme :
        
  · L'identité du pouvoir adjudicateur qui est l'acheteur ;
        
  · L'objet du marché ;
        
  · Les conditions du marché et de l'appel d'offres ;
        
  · Des renseignements complémentaires ;
        
  · Des informations complémentaires ;
        
  · Des renseignements relatifs aux lots ; ...
        
Il faut savoir qu'au delà d'un certain seuil, les marchés font l'objet d'un avis de pré-information adressée à l'Office des Publications Officielles des Communautés Européennes.

Informations concernant le marché
Les différentes informations permettant à un acteur économique de connaître toutes les règles applicables dans le cadre d'un appel d'offres doivent être accessibles dans 'l'avis de publicité' ou, à défaut, dans 'le règlement de la consultation'.
        
Attention,n
ous attirons spécialement votre attention sur le fait que 'le règlement de la consultation', s'il existe, doit être librement accessible et mis à la disposition des acteurs économiques.
        
De fait, le règlement de la consultation doit être assimilé à 'l'avis de publicité' et non au 'DCE'.

Les documents de consultation des entreprises (DCE)

Après consultation du journal d'annonces légal, les acteurs économiques peuvent consulter le 'règlement de la consultation', s'il existe, puis faire la demande du 'DCE' auprès du pouvoir adjudicateur.
        
Le DCE peut être remis aux entreprises soit sous forme papier, soit sous forme dématérialisée.
        
La remise du DCE sous forme dématérialisée est totalement optionnelle et la décision d'offrir cette possibilité, pour l'un ou l'autre des marchés ou des appels d'offres, appartient totalement au pouvoir adjudicateur.

Sélection et rédaction assistée des documents administratifs
Les acteurs économiques peuvent télécharger puis compléter les différents documents administratifs qui accompagnent la remise de leurs offres à partir d'un site du Ministère des Finances : http://www.minefe.gouv.fr/themes/marches_publics/formulaires/index.htm

Questions / réponses
L'acteur économique a la possibilité de poser des questions relatives au dossier d'appel d'offres.
        
S'il répond à ces questions, le pouvoir adjudicateur doit diffuser auprès de tous les soumissionnaires identifiés la liste des questions/réponses.
        
Le dépôt de ce document sur une plateforme de téléchargement est une solution bien plus économique pour le pouvoir adjudicateur qu'une solution 'tout papier'.


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