Conservation par les personnes publiques des documents relatifs aux marchés publics

Les personnes publiques, dans le cadre des marchés publics, sont soumises à de nombreuses contraintes de conservation des différents documents. Ainsi, afin d'éviter l'absence de pièces ou de documents qui pourraient être utiles dans le cadre d'un contrôle administratif, d'un litige ou d'un contentieux juridictionnel, il faut prévoir au minimum une durée de conservation de dix ans et cela à compter de l'admission ou des réception des prestations objet du marché.

Bien sûr la durée de conservation doit être bien plus importante pour les contrats de type concession ou délégation de service public, construction d'un bâtiment, ...

Enfin, les données et documents électroniques de tous les appels d'offres et les marchés publics sont soumis aux mêmes règles de conservation que les documents papier.


Cas particuliers de conservation

Les marchés de travaux
Les documents doivent être conservés au moins trente ans (idéalement 31 ans) à partir de la date de réception définitive des travaux afin de pouvoir faire éventuellement jouer la responsabilité de l'un ou l'autre des différents intervenants (entreprise, architecte, organisme de contrôle, ...).

La concession de brevet
Un brevet étant valide 20 ans à partir de sa date de demande de publication, en conséquence la conservation des documents du marché de concession de brevet doit être conservé au moins jusqu'à sa date de fin de validité.

Les droits d'auteur
Applicable aux logiciels, aux écrits... , les marchés pour lesquels il y a des notions de 'droits d'auteur' nécessitent une conservation très longue, très souvent de plusieurs dizaines d'années.
        
En effet, la propriété d'une oeuvre de l'esprit étant de soixante dix ans après la mort de son auteur, cela nécessite en général une conservation sur une durée d'au moins soixante dix ans, voire beaucoup plus.

Les pièces et ouvrages ayant un caractère historique
Bien que rares, les éléments ayant un caractère historique nécessitent d'être conservés indéfiniment.


Traitement particulier de certaines pièces des marchés

Les candidatures et les offres non retenues
La loi autorise à ne conserver les candidatures et les offres non retenues que durant cinq ans à compter de la date de notification du marché à l'attributaire.


Les offres des candidatures non retenues
N'ayant pas été ouvertes, elle sont renvoyées fermées aux entreprises dans le cas d'une réponse papier. Dans le cas d'une réponse électronique, elles peuvent être tout simplement détruites.


Les documents électroniques des soumissionnaires contenant un virus
Bien que, conformément à la loi, ces documents sont considérés comme 'n'ayant jamais été reçus', il est préférable de les conserver au moins cinq ans afin de pouvoir, éventuellement, amener la preuve de la présence d'un virus.



Règles générales à garder en mémoire

N'oubliez jamais qu'avec la réglementation actuelle basée sur le principe de précaution, en cas de doute choisissez toujours de conservez les documents.

De même, gardez la traçabilité complète des décisions et des choix qui ont été pris lors de chacune des phases d'un marché public.


Pour plus d'informations
Vous pourrez trouver quelques informations complèmentaires à partir d'articles traitant plus largement de ce sujet.


Pour plus d'information n'hésitez à lire ces quelques publications :  [1]    [2]    [3]

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