Mémo de la mise en oeuvre d'un système d'archivage électronique

La mise en place et le suivi d'un système d'archivage fiable et sécurisé des données et informations électroniques présente de nombreux avantages par comparaison avec leurs équivalents papiers.
      
En effet les archives électroniques offrent une accessibilité aux documents et aux contenus beaucoup plus facile, plus fiable et surtout permettant de ne jamais toucher à l'original.
      
Ainsi le traitement des archives numériques n'est plus le domaine réservé des quelques personnes ayant la connaissance du système de classement.


A titre d'exemple, alors que dans le monde du papier on considère qu'une personne passe environ 15% de son temps de travail à lire des informations, et jusqu'à 50% de son temps à les rechercher, dans le monde immatériel, cette tendance s'inverse quasiment.

Pour les spécialistes de la documentation et les archivistes, un document archivé doit être authentique, fiable, complet, intact, exploitable et intègre.
      
Dans le monde de la dématérialisation ces impératifs sont facilement atteints et ainsi, il est possible d'avoir la certitude que le contenu d'un document inclut bien la représentation précise de la transaction dont il est la preuve, assurant ainsi la fiabilité globale du document.


Ainsi l'archivage est bien une étape incontournable de tout projet de dématérialisation et sa mise en oeuvre doit être faite avec méthode et rigueur de façon à éviter toute perte d'information et, surtout, toute détérioration de la valeur juridique des documents et autres éléments électroniques.

Plus facile à mettre en oeuvre que son homologue 'papier', plus pratique à utiliser, beaucoup plus performant en matière de recherches, l'archivage électronique s'impose de lui-même tant dans le cadre de la dématérialisation des marchés publics.


Pour plus d'informations
Vous pourrez trouver quelques informations complèmentaires à partir d'articles traitant plus largement de ce sujet.

Pour plus d'information n'hésitez à lire ces quelques publications :  [1]    [2]    [3]

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