L'archivage dit « à valeur légale »

Le terme d'archivage légal est assez couramment utilisé pour désigner l'archivage de documents électroniques à des fins juridiques. Cependant, il n'existe pas actuellement de cadre légal précis définissant les conditions dans lesquelles des archives électroniques doivent être conservées pour être présumées fiables. Cette expression est donc un abus de langage, dans la mesure où il n'existe pas de loi traitant ce sujet. Cependant, elle est entrée dans les moeurs.


La loi comporte cependant un certain nombre d'informations qui permettent d'archiver des éléments électroniques dans les meilleures conditions possibles. Les paramètres à prendre en compte, lors de la mise en place d'une solution d'archivage de documents électroniques, sont liés aux aspects juridiques, techniques, organisationnels et fonctionnels.


Il existe des réglementations sur la forme que doivent prendre certains documents juridiques, notamment les factures avant même de penser à leur archivage. De plus, il faut penser à la sécurisation de l'accès aux documents archivés : qui y a accès ? comment ? Les documents sont-ils suffisamment protégés pour être non modifiables ? Que se passe-t-il en cas de perte ? Comment faire en cas de changement de technologie ? Les documents sont-il bien classés (on parlera d'indexation en informatique) et retrouvables aisément ? ...


Pour pouvoir s'assurer de la valeur en tant qu'élément de preuve d'un document, il faut pouvoir vérifier au moins les points suivants : identification/authentification de l'origine de l'archive, intégrité des archives, intelligibilité et lisibilité des archives, durée et pérennité des archives, traçabilité des différentes opérations (notamment versement, consultation, migration, élimination), la disponibilité et de l'accessibilité des archives, ...


Pour plus d'informations
Vous pourrez trouver quelques informations complèmentaires à partir d'articles traitant plus largement de ce sujet.

Pour plus d'information n'hésitez à lire ces quelques publications :  [1]    [2]    [3]

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