Cela dépend avant tout de l’employeur car l'existence d'un accès Internet ou l’usage d’un téléphone portable
Il y a toutefois des situations particulières dans le seul intérêt de l'entreprise, comme par exemple lorsque l'employé est en congé ou en arrêt de maladie, nécessitent que la boîte aux lettres d’un collaborateur soit consultée.
Un salarié qui s’apprête à partir en vacances peut confier le soin, à un collègue en qui il a une totale confiance, de relever sa boîte mail.
Mais si l’employé s’absente de manière imprévue à la suite, par exemple, d’une maladie ou d'un accident, il n’aura pas alors cette possibilité.
La bonne solution pour le salarié est donc de séparer, soigneusement et systématiquement, ses courriers professionnels et privés et surtout de ne pas recevoir de messages réellement confidentiels sur son lieu de travail.
Créer son espace parsonnel
Si un salarié peut être amené à stocker sur l’ordinateur mis à sa disposition par son employeur des documents, informations, mails ou tout autre de type de données personnelles, il doit créer des espaces de classement indiquant clairement que le contenu lui est personnel.
Pour cela il peut choisir un nom de répertoire de type ‘MonNom – Doc personnelle’, ainsi toute personne, quelle que soit son niveau de hiérarchie et sa qualification au sein de l’entreprise, se permettant de consulter le contenu de cette zone de classement le ferait sous son entière responsabilité et le salarié serait en droit de porter plainte pour violation de sa vie privée.
Quelques règles de base
Les salariés, qu’ils aient le droit ou non d'utiliser les moyens de communication de l'entreprise à des fins privées, doivent s’obliger à respecter quelques règles simples dont l’objectif est non seulement de respecter les aspects légaux et réglementaires, mais aussi de préserver un bon climat au sein de l’entreprise.
Règle numéro 1 : Ne visitez que des sites sérieux car l’apparition d’une bannière pour un site de type érotique, même s’il est le fait peut être du hasard, outre le fait que cela n’est pas très bien vue, ne met pas vraiment en valeur votre professionnalisme …
Règle numéro 2 : N'écrivez pas dans un mail ce que vous n'exprimeriez jamais dans un écrit normal (circulaire, note, correspondance, …). Ainsi, par exemple, les remarques désobligeantes vis-à-vis de collègues ou des moqueries à propos de l'employeur sont à proscrire car elles vous engagent juridiquement
| C’est ainsi que le juste équilibre entre le contrôle légitime qu’une entreprise peut exercer sur ses salariés et le respect | "... Un salarié qui s’apprête à partir en vacances peut confier le soin, à un collègue en qui il a une totale confiance, de relever sa boîte mail. Mais s'il s’absente de manière imprévue à la suite d’une maladie ..." |
Regardons un exemple simple
Un salarié qui, de par sa fonction, se déplace souvent a de fortes chances d’être équipé, par son entreprise, à la fois d’un ordinateur portable et d’un téléphone mobile.
Ce salarié a-t-il le droit d’utiliser ces deux outils pour ses besoins personnels ? La question semble simple, y répondre est un autre problème car il y a autant de réponses à cette question que de cas particuliers.
En effet si le salarié, pour les besoins de son travail, ne rentre pas chez lui, l’usage de son téléphone pour appeler sa famille le soir, à condition bien sur de ne pas exagérer, ne peut pas lui être reproché.
Examinons maintenant une autre problématique. Au sein des entreprises de plus en plus de postes de travail sont connectés à Internet.
Cet accès disponible pendant toute la journée de travail est bien sur très facile à utiliser à titre personnel.
La tentation est donc grande, pour les salariés, d'utiliser cet accès pour des besoins qui ne sont pas nécessairement ceux du service. Par exemple, des fichiers volumineux (sons, vidéos, jeux, …) étant longs à charger via Internet, c'est un jeu d'enfant de les télécharger pendant la pause déjeuner ce qui ne pénalise en rien le bon fonctionnement de l’entreprise.
Mais, en core une fois, cela n'est pas si simple car c’est l'utilisation à titre privé des moyens de l’entreprise qui est punissable de faits relevant du droit du travail et non la gène ou le préjudice que cela entraîne au sein de l’entreprise.
Mettre en place une surveillance des salariés
Par ailleurs, les employeurs peuvent être tentés d’installer des solutions de surveillance de leurs salariés.
Il est, en effet, assez facile de déterminer quel usage les collaborateurs font de leur accès à Internet car les réseaux des entreprises sont généralement connectés par l'intermédiaire d'un routeur, endroit idéal pour installer un logiciel de surveillance chargé de contrôler certains employés et de rechercher surtout certains types d'accès pour en identifier l’auteur.
Mais attention, les employeurs doivent aussi respecter le code du travail et le code civil, et c’est là que les choses se compliquent bigrement.
La loi, toute la loi ...
C’est ainsi que l’employeur peut constater l’usage personnel de la messagerie par un salarié mais n’a absolument pas le droit de lire le contenu des mails qui relèvent de la vie privée du salarié.
De même une telle surveillance doit être effectuée avec une grande prudence car l’employeur est juridiquement tenu à respecter l’article 120-2 du code du travail qui indique que ‘nul ne peut apporter aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives de restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché’.
Enfin l’employeur est tenu par le code civil qui lui interdit d’utiliser un mode de surveillance des salariés sans les en avertir officiellement au préalable.
Malgré ces contraintes, on peut se risquer à établir des ‘grandes règles’ qui, clairement précisées et communiquées aux salariés, permettent à l’employeur de pouvoir exercer un contrôle de l’activité de ses employés.
Ainsi, si toute utilisation privée des outils de communication mis à disposition par l’entreprise est rigoureusement interdite, et si cela est bien précisé, dans le règlement intérieur par exemple, le salarié doit respecter cette interdiction car toute entorse à la règle peut donner lieu à un avertissement, et la récidive peut éventuellement être considérée comme une faute professionnelle motivant un licenciement. Cette approche étant assez simple, bien que manquant fortement de réalisme, nous ne nous étendrons pas dessus
Si, par contre, l'utilisation à titre privée est autorisée, cette utilisation est soumise à quelques règles et restrictions que l’employé doit respecter scrupuleusement.
Nous ne pouvons que conseiller aux salariés de s’informer sur les règles en vigueur concernant l'utilisation privée des moyens de communication de l’entreprise et de les respecter soigneusement.
Si ces règles sont ‘verbales’, il faut les faire acter dans le règlement intérieur ou par une note interne explicite.
Des droits et des obligations ...
Même si les possibilités techniques existent, l’employeur n'a pas le droit de prendre connaissance de toutes les communications professionnelles et personnelles de ses salariés.
Toutefois, comme toute bonne règle, celle-ci à ses exceptions.
C’est ainsi que la surveillance est légale sur le lieu de travail, durant le temps de travail, si l'employeur en a informé préalablement les salariés et si les contrôles et la surveillance n’ont pour seul but que le contrôle de la bonne exécution du travail.
De plus ces contrôles doivent être pratiqués dans le plus strict respect de la vie privée de chacun des salariés.
| "... Ne visitez que des sites sérieux car l’apparition d’une bannière pour un site de type érotique, même s’il est le fait peut être du hasard, outre le fait que cela n’est pas très bien vue, ne met pas vraiment en valeur votre professionnalisme ..." | et de plus elles peuvent facilement tomber entre de mauvaises mains. Règle numéro 3 : Si vous utilisez un ordinateur pour y |
On peut citer, par exemple, la vidéo-surveillance dans les agences bancaires, la géo-localisation des camions transportant des matières dangereuses et bien d'autres ...
De même, dans le cas d’un soupçon fondé, l’employeur peut justifier légalement de mettre en place une surveillance.
Ainsi, par exemple, un employeur qui est porté à croire que des documents importants de l'entreprise sont régulièrement envoyés par mail à un concurrent par un salarié indélicat, peut être autorisé, par la police par exemple et sans en avertir les salariés, à surveiller le trafic des mails sortant afin de trouver l'auteur de ce méfait.
Qui peut lire les mails reçus par un salarié ?
La lecture des mails envoyés et reçus par les salariés est totalement interdite, aussi bien par les supérieurs
Règle numéro 4 : Si vous utilisez l’adresse mail que vous a donné votre employeur pour envoyer des mails personnels, ajoutez, au bas de votre mail par exemple, une mention précisant, sans équivoque possible, que le message reflète votre point de vue personnel et qu'il ne constitue en aucune manière l'expression d'un avis officiel de votre employeur.
Règle numéro 5 : Même si l'utilisation privée des outils de communication est autorisée, n'exagérez pas car l’employeur ne tardera sans doute pas à réagir s'il constate que l’usage que vous en faite n’est pas conforme aux spécificités de votre poste de travail.
Enfin et peut être même avant tout, tout en sachant que le bon sens doit toujours l’emporter, n’oubliez pas que les relations entre un salarié et son employeur sont avant tout régies par un contrat de travail qui, contre un salaire, exige qu’un certain travail soit fournit …
