Faites vous donc accompagner par un expert qui pourra contrôler la conformité juridique et fiscale de la solution.
Pour votre confort et votre sécurité, choisissez un expert indépendant qui ne soit pas lié à votre fournisseur ou avec l’un des différents prestataires.
Comment vous organiser pour recevoir des factures électroniques ?
Maintenant que vous avez fait contrôler et fait valider la méthode utilisée par votre fournisseur, vous devez en interne mettre en œuvre une organisation ainsi que les moyens vous permettant de pouvoir conserver ces factures tout en pouvant y accéder aisément comme, par exemple, dans le cadre d’un contrôle fiscal.
A nouveau, faites vous accompagner par un expert qui vous conseillera et vous présentera les solutions rationnelles adaptées à votre situation réelle.
Au risque de me répéter, faites vous assister :
Que vous souhaitiez émettre ou recevoir des factures électroniques, faites vous assister au préalable par un conseil extérieur indépendant même, et peut être surtout, si votre fournisseur ou votre partenaire technique vous assure que la mise en œuvre est très simple.
En effet comment, sans les conseils d’un expert, être sûr que chaque facture électronique :
- est un document unique et non falsifiable ;
- est conforme à la législation comptable et fiscale française ;
- utilise des signatures électroniques au sens de la loi ;
- est conforme à la législation en vigueur en matière de preuve numérique ;
- assure la sécurité et la confidentialité du transfert à travers le réseau Internet.
Ces contraintes fortes ne doivent pas vous faire oublier que, du fait du cadre juridique, commercial et fiscal qui encadre la facture, vous êtes totalement responsable devant la loi de la validité des factures que vous émettez comme de celles que vous recevez et qu’en cas de disfonctionnement vous risquez fort alors de vous retrouver 'hors la loi' et, en conséquence, d'avoir de gros problèmes tant avec le fisc qu'avec les différents organismes de contrôle financiers.
En guise de conclusion :
Avant de prendre la décision d'émettre ou de recevoir des factures électroniques, n’hésitez donc pas à faire réaliser une étude préalable adaptée à votre environnement propre.
Cette étude vous permettra alors de mettre en place une organisation et un contrôle qui soit véritablement adapté que vous soyez personne publique ou
| Internet. L’objectif du législateur est d’apporter aux |
"... La dématérialisation ne doit pas être considérée comme ‘une mode’ mais bien comme une nouvelle façon de gérer administrativement les entreprises ..." |
En France, chaque année, ce sont près de deux milliards de factures qui sont émises par les entreprises dont seulement 3% sont dématérialisées à ce jour …
La facture dématérialisée, une histoire ancienne ... Les premières règles de dématérialisation des factures ont été initiées en France au cours des années 80 à la demande d’importants émetteurs de factures comme les constructeurs automobiles.
La solution technique retenue fut alors de faire transiter à travers des réseaux informatiques spécialisés un grand nombre de factures en une seule opération, cette solution se dénomme ‘EDI’ (Echange de Données Informatisées) toutefois son fort coût de fonctionnement en a réservé l'usage aux administrations centrales et aux grosses entreprises.
Ainsi, afin de permettre aux PME-PMI de pouvoir réduire leurs coûts, nécessité absolue dans le cadre actuel de la compétition économique mondiale, le législateur a défini un environnement juridique et fiscal très précis permettant d’utiliser Internet pour envoyer des factures.
Ce sont ces factures dématérialisées que les personnes publiques comme les entreprises sont maintenant susceptibles de recevoir.
Le nouveau cadre légal de la facturation :
Document central dans la relation commerciale, la facture recouvre de nombreuses problématiques, qu'elles soient comptables, commerciales, juridiques ou encore fiscales, ce qui explique que sa version électronique, au même titre que sa version papier, soit très encadrée.
L'établissement et la conservation des factures sont définis par les articles L. 441-3 du Code de Commerce et 289 et 289bis du Code Général des Impôts et afin d’en encadrer la dématérialisation, le législateur a modifié et complété cette législation en deux étapes successives.
La première étape de la réforme a consisté en l’harmonisation des mentions obligatoires des factures au sein de l'Union Européenne.
Ainsi les factures ont été découpées schématiquement en trois parties principales, les mentions générales (les noms et coordonnées de l'entreprise et du client), les mentions relatives à l'opération (date, quantités et libellés, prix HT, taux de TVA, …) et les différentes mentions relatives à la facturation (total HT, montant de la TVA, …).
La seconde étape a permis de définir les règles de base de la dématérialisation des factures grâce notamment à la directive du 17 août 2003 qui fait suite aux différentes directives européennes.
Bien sûr, ces contraintes s'imposent aussi aux destinataires de ces factures qu’ils soient personnes publiques ou entreprises.
Dématérialisons …
La dématérialisation ne doit pas être considérée comme ‘une mode’ mais bien comme une nouvelle façon de gérer administrativement les entreprises.
Ainsi, dématérialiser une facture c’est modifier le mode de fonctionnement interne de l’entreprise en supprimant l’impression, la mise sous enveloppe, le postage et enfin et surtout le mode de stockage et d’archivage.
C’est également la possibilité pour les entreprises de recourir à l'autofacturation, méthode qui consiste à permettre à ses clients ou à une société tierce (dite d'affacturage) d'émettre des factures en son propre nom.
… mais pas tout seul !
Légalement un projet de dématérialisation de factures ne peut se faire qu’en accord avec les entreprises ou les personnes publiques destinataires, il faut donc définir de façon très précise chaque étape du processus de rédaction, de contrôle, de sécurisation, d’authentification et d’expédition des factures dématérialisées avant de le présenter à ses partenaires.
Personnes publiques, participez à la modernisation du pays …
En tout état de cause, avant d’accepter de recevoir des factures dématérialisées, il faut contrôler de façon très précise les dispositions mises en œuvre chez l’émetteur de la facture.
De même, il faut être très vigilent sur les moyens qui sont mis à disposition pour accéder, chaque fois que nécessaire, aux factures dématérialisées archivées chez l’émetteur sachant que la meilleure solution est que les originaux de ces factures électroniques soient stockés chez un tiers de confiance aux frais de votre fournisseur.
Il faut bien comprendre que les personnes publiques qui acceptent de recevoir des factures électroniques aident directement les PME-PMI, et les entreprises en
| "... la facture recouvre de nombreuses problématiques, qu'elles soient comptables, commerciales, juridiques ou encore fiscales, ce qui explique que sa version électronique, au même titre que sa version papier, soit très encadrée ..." | entreprise, vous évitant ainsi de tomber dans les pièges, les raccourcis et les 'fausses bonnes idées' que |
Devez-vous accepter de recevoir des factures électroniques ?
N’envisagez pas de mettre en œuvre seul un projet de dématérialisation des factures car vous risquez alors
Enfin souvenez-vous que la dématérialisation des factures offre aux entreprises le moyen de réduire leurs coûts pour rester compétitives dans le cadre de la compétition économique mondiale ce qui à l'heure actuelle, ne peut laisser personne indifférent.
